«Материал предоставлен для ознакомления КДН и ЗП при Правительстве Саратовской области и Координатором Соглашения о совместной деятельности комиссий по делам несовершеннолетних и защите их прав 24 субъектов РФ»
КОМИССИЯ ПО ДЕЛАМ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ И ЗАЩИТЕ ИХ ПРАВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В КОМИССИЯХ ПО ДЕЛАМ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ И ЗАЩИТЕ ИХ ПРАВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
САРАТОВ 2004
НОМЕНКЛАТУРА
дел комиссии по делам несовершеннолетних администрации муниципального образования (2004 год)
| №
п/п |
Наименование | Срок хранения |
| Папка с нормативными документами органов законодательной и исполнительной власти РФ, области, города, района | Постоянно | |
| Программы, комплексные планы работы, планы мероприятий по профилактике безнадзорности, правонарушений несовершеннолетних | Постоянно | |
| Журнал регистрации входящей корреспонденции | 3 года | |
| Журнал регистрации исходящей корреспонденции | 3 года | |
| Журнал учета дел об административных правонарушениях | 3 года | |
| Протоколы заседаний комиссии по делам несовершеннолетних | Постоянно | |
| Журнал контроля за выполнением постановлений комиссии по вопросам профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних | Постоянно | |
| Журнал регистрации постановлений по персональным делам, рассмотренным на заседаниях комиссии | Постоянно | |
| Журнал учета семей и детей, находящихся в социально опасном положении | Постоянно | |
| Журнал учета несовершеннолетних, в отношении которых проводится индивидуально-профилактическая работа в соответствии со ст.5 ФЗ-120 от 24.06.99 «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних» | Постоянно | |
| Журнал учета несовершеннолетних, оставивших школу и не работающих; отчисленных или исключенных из образовательных учреждений | Постоянно | |
| Папка отчетов о работе комиссии по делам несовершеннолетних | Постоянно | |
| Папка контроля по результатам комплексных и текущих проверок, справки | 5 лет | |
| Папка представлений (писем) по улучшению работы, связанной с условиями содержания и воспитания детей и подростков | Постоянно | |
| Журнал регистрации и приема жалоб и заявлений граждан | 5 лет | |
| Журнал учета выдачи направлений несовершеннолетних в центр занятости населения для трудоустройства | Постоянно | |
| Протоколы заседаний комиссий вышестоящих органов исполнительной власти | Постоянно | |
| Переписка с ведомствами, организациями, учреждениями, предприятиями, органами местного самоуправления | 5 лет | |
| Представления из прокуратуры, ответы на них | 5 лет | |
| Тематические папки (по наркомании, по досугу и пр.) | постоянно | |
| Папка с методическими материалами: семинары, конференции, круглые столы, встречи и т.д. | постоянно |
Журнал регистрации входящей корреспонденции
| № | Дата поступ-ления
в КДН |
Реквизиты документа (№, дата) | О чем документ | Каким ведомством (органом, службой) составлен | Номер папки хранения | примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
| № | Реквизиты документа (№, дата) | О чем документ | Кому адресовано | примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Журнал учета дел об административных правонарушениях
| № | Дата составления и порядковый регистрационный номер дела об административном правонарушении, статья КоАП РФ | Дата поступления дела об административном правонарушении в комиссию | Краткие сведения о лице, привлекаемом к административ-ной ответственности | Дата вынесения постановления (определения) по делу, пункт, часть статьи и статью в соответствии с которыми вынесены постановление либо определение | Сведения об исполнении постановления |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Журнал контроля за выполнением постановлений комиссии по вопросам профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних
| № | №. Дата протокола заседания КДНиЗП | Формулировка поручения | В адрес какого ведомства, органа, учреждения дано поручение | Срок исполнения | Сведения об исполнении постановления (№ папки хранения подтверждающего документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Журнал регистрации постановлений по персональным делам
| № п/п | Дата вынесения постановления | Наименование правонарушителя | Вид правонарушения (статья КоАП РФ) | вид и размер административного наказания | Дата вступления постановления в законную силу | Сведения о платежных документах | Сведения, подтверждающие направление постановления комиссии на принудительное исполнение | Сведения о прекращении исполнения постановления |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Положение
о порядке учета, регистрации и хранения дел об административных правонарушениях в комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав муниципальных образований Саратовской области
См. также Положение о порядке учета, регистрации и хранения постановлений по персональным делам, рассматриваемым в комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав Саратовской области
1. Общие положения
2. Порядок регистрации дел об административных правонарушениях
3. Сведения, подлежащие внесению в графы журнала учета
4. Оформление, ведение, хранение журнала учета и хранение дел
об административных правонарушениях
Приложение 1. Журнал учета дел об административных правонарушениях
Приложение 2. Обложка журнала учета дел об административных
правонарушениях
Приложение 3. Заверительная надпись на последнем листе журнала учета
дел об административных правонарушениях
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок учета, регистрации и хранения дел об административных правонарушениях в комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав (далее – комиссиях).
1.2. Учету в комиссиях подлежат все дела об административных правонарушениях в пределах компетенции.
1.3. Дела об административных правонарушениях регистрируют в Журнале учета дел об административных правонарушениях (далее — журнал учета).
Форма журнала учета приведена в приложении 1 к настоящему Положению.
1.4. Основными принципами регистрации дел об административных правонарушениях являются:
обязательность регистрации всех возбужденных дел об административных правонарушениях и дел, поступивших в комиссию из других ведомств, комиссий;
одноразовость, при которой дело об административном правонарушении сохраняет номер, присвоенный ему при первоначальной регистрации в комиссии;
единообразие регистрации дел об административных правонарушениях.
1.5. Организация работы по учету, регистрации и хранению дел об административных правонарушениях возлагается на председателей комиссий.
За хранение журналов учета, своевременность, полноту и достоверность вносимых в них сведений ответственность возлагается на ответственных секретарей комиссий.
2. Порядок регистрации дел об административных правонарушениях
2.2. В комиссии ведется один журнал учета, в котором регистрируют дела об административных правонарушениях.
2.4. Дела об административных правонарушениях, возбужденные должностными лицами, членами комиссий, подлежат обязательной регистрации в день их возбуждения. В случае возбуждения дел об административных правонарушениях в выходные или праздничные дни, они должны быть зарегистрированы в первый рабочий день, следующий за днем возбуждения таких дел.
Постановления прокурора о возбуждении дел об административных правонарушениях, протоколы об административных правонарушениях, составленные сотрудниками органов внутренних дел, переданные из других комиссий на рассмотрение регистрируют в день их поступления в соответствии с настоящим Положением.
2.5. Регистрацию дел об административных правонарушениях в журнале учета и внесение в него сведений осуществляет один из штатных сотрудников комиссии, на которого данная обязанность возложена должностной инструкцией.
2.6. Основанием для регистрации дела об административном правонарушении являются:
протокол об административном правонарушении;
постановление прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении;
определение о передаче дела об административном правонарушении на рассмотрение при поступлении дела из другой комиссии.
2.7. Дела об административных правонарушениях регистрируют в журнале учета путем занесения данных протокола в соответствующие графы. В случае, если протокол составляется самой комиссией, то на протоколе проставляется порядковый регистрационный номер.
Регистрационный номер состоит из следующих цифровых обозначений:
порядкового номера по журналу учета, начиная с первого в каждом году;
цифр обозначения текущего года.
Например: «протокол об административном правонарушении N 245/2003».
3. Сведения, подлежащие внесению в графы журнала учета
3.1. В графу 1 вносят:
1) дату составления и порядковый регистрационный номер, присвоенный делу об административном правонарушении. При этом перед регистрационным номером пишется «протокол об административном правонарушении», «постановление о возбуждении дела». Допускается сокращение указанных записей.
2) квалификацию правонарушения по статье КоАП России.
В случае возбуждения дела об административном правонарушении по нескольким статьям КоАП России в этой графе перечисляют все статьи.
Например, «постановление о возбуждении дела N 10005000-246/2002 от 01.01.2003; ст.5.35 ч.1».
3.2. В графе 2 указывают дату поступления дела об административном правонарушении в комиссию.
3.3. В графе 3 перечисляют краткие сведения о лице, привлекаемом к административной ответственности: фамилия, имя, отчество физического лица и место его жительства, учебы (работы); фамилия, имя, отчество, должность и место работы должностного лица.
3.4. В графе 4 указывают дату вынесения постановления либо определения по делу об административном правонарушении, а также пункт, часть статьи и статью КоАП России в соответствии с которыми вынесены постановление либо определение (пункт 5 часть 1 статьи 29.4, пункт 9 часть 1 статьи 29.7, пункт и часть статьи 29.9, статью 28.9 КоАП России).
При вынесении постановления о назначении административного наказания указывают квалификацию правонарушения, вид и размер административного наказания в суммовом выражении. В случае вынесения постановления о прекращении производства по делу указывают пункт статьи 24.5 КоАП России, на основании которого оно вынесено.
3.5. В графу 5 вносят сведения об исполнении постановления по делу об административном правонарушении, которые должны содержать дату исполнения, вид и номер исполнительного документа.
Если постановление исполнено частично либо не исполнено полностью, указать причины неисполнения, а также часть, в которой оно не исполнено.
4. Оформление, ведение, хранение журнала учета и хранение дел
об административных правонарушениях
4.1. Журнал учета заводится с начала календарного года. Обложка журнала оформляется по форме, приведенной в приложении 2 к настоящему положению.
4.2. Листы журнала учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати администрации района. При этом на последней странице журнала сверху должна быть сделана заверительная надпись по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Положению.
4.3. Все записи в журнале учета делаются разборчиво, чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета.
4.4. В журнале учета не допускаются подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в той же графе журнала учета. В графе «Примечание» должностное лицо, ответственное за ведение журнала учета, делает соответствующую запись, например:
«Исправлено в гр. 3 и гр. 10.
12.07.2002 (подпись) (инициалы, фамилия)».
4.5. Если для регистрации заведенных в течение календарного года дел одного журнала окажется недостаточно, заводится новый журнал, который является продолжением первого.
По окончании года в журнале учета после представления и регистрации всех возбужденных дел об административных правонарушениях за этот год руководителем комиссии делается итоговая запись об общем количестве зарегистрированных дел об административных правонарушениях. На обложку журнала учета выносятся порядковые номера возбужденных дел об административных правонарушениях, например: «с N 1 по N 385».
4.6. Срок хранения журналов учета и срок сдачи в архив администрации муниципального образования указаны в номенклатуре дел администрации района.
4.7. Журналы учета дел являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам без разрешения председателя комиссии, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Приложение 1
к Положению о порядке учета, регистрации и хранения дел Журнал учета дел об административных правонарушениях
| № | Дата составления и порядковый регистрационный номер дела об административном правонарушении, статья КоАП РФ | Дата поступления дела об административном правонарушении в комиссию | Краткие сведения о лице, привлекаемом к административ-ной ответственности | Дата вынесения постановления (определения) по делу, пункт, часть статьи и статью в соответствии с которыми вынесены постановление либо определение | Сведения об исполнении постановления |
Приложение 2
к Положению о порядке учета, регистрации и хранения дел об административных правонарушениях
__________________________________________________________________
(наименование комиссии)
Журнал учета дел об административных правонарушениях
с N___________ по N______________
начат «__»_____________ 200_ г.
окончен «__»_____________ 200_ г.
Приложение 3
к Положению о порядке учета,
регистрации и хранения дел об административных правонарушениях
«В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
______________ листов»
председатель комиссии
______________________________ _________________________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
«__» __________ 200_ г.
Положение
о порядке учета, регистрации и хранения постановлений по персональным делам, рассматриваемым в комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав Саратовской области
См Положение о порядке учета, регистрации и хранения дел об административных правонарушениях в комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав муниципальных образований Саратовской области
1. Общие положения
2. Порядок регистрации постановлений
3. Сведения, подлежащие внесению в графы журнала
4. Оформление, ведение, хранение журнала и хранение постановлений по персональным делам
5. Заключительные положения
Приложение 1. Журнал регистрации постановлений по персональным делам
Приложение 2. Обложка журнала регистрации постановлений по персональным делам
Приложение 3. Заверительная надпись
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение регламентирует порядок учета, регистрации и хранения постановлений о назначении административных наказаний по делам об административных правонарушениях (далее — постановления по делам об административных правонарушениях), мер воспитательного воздействия, по персональным делам, рассматриваемым в комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав (далее – комиссии).
1.2. Настоящее Положение распространяется как на постановления о назначении административного наказания, так и постановления о прекращении производства по делу об административном правонарушении.
1.3. Учету, регистрации и хранению в комиссиях, в соответствии с настоящим Положением, подлежат в обязательном порядке все постановления по персональным делам.
1.4. Постановления по персональным делам регистрируют в журнале постановлений по персональным делам (далее — журнал).
Форма журнала приведена в приложении 1 к настоящему Положению.
1.5. В журнале не допускается повторная регистрация одного и того же постановления по персональному делу.
1.6. Организация работы по учету, регистрации и хранению постановлений по персональным делам, соблюдению требований настоящего Положения возлагается на председателей комиссий, курирующих исполнение указанных постановлений.
Ответственность за хранение журналов, своевременность, полноту и достоверность вносимых в них сведений возлагается на ответственных секретарей комиссий.
2. Порядок регистрации постановлений
2.1. В комиссии ведется один журнал, в котором регистрируют постановления по персональным делам.
2.2. При регистрации постановления по делу ему присваивают порядковый номер с начала календарного года (графа 1 журнала). Присвоенный номер и год регистрации указывают на первом листе постановления по делу.
Документы, переданные вместе с постановлением по делу, отдельно не регистрируют.
2.3. Непосредственную регистрацию постановлений по персональным делам в журнале и внесение в него необходимых сведений осуществляет один из сотрудников комиссии, на которого данная обязанность возложена должностной инструкцией.
При отсутствии или освобождении от занимаемой должности работника, ответственного за ведение журнала, обязанность по регистрации и ведению журнала возлагается на ответственного секретаря комиссии.
3. Сведения, подлежащие внесению в графы журнала
3.1. В графе 1 указывают порядковый номер постановления по делу. Не допускают прерывание нумерации.
3.2. В графу 2 заносят дату вынесения постановления по делу на заседании комиссии.
3.3. В графе 3 указывают фамилию, имя, отчество физического лица; наименование юридического лица.
3.4. В графе 4 указывают пункт, часть статьи и статью Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП России), статьи Положения о КДН, в соответствии с которыми вынесено постановление по делу.
3.5. В графе 5 указывают вид и размер административного наказания, вид меры воспитательного воздействия (или указывают, что лицо освобождено от административной ответственности).
3.6. В графе 6 указывают дату вступления постановления в законную силу.
Постановление по делу об административном правонарушении вступает в законную силу:
после истечения срока, установленного для обжалования постановления по делу об административном правонарушении, если указанное постановление не было обжаловано или опротестовано.
Срок обжалования постановления по делу об административном правонарушении и решений по жалобе или протесту установлен статьей 30.3 КоАП России.
3.7. В графе 7 указывают сведения о платежных документах, подтверждающих полное или частичное исполнение постановления по делу об административном правонарушении: дату, номер, в счет чего уплачено.
3.8. В графе 8 указывают сведения, подтверждающие направление постановления комиссии на принудительное исполнение в организацию, учреждение, предприятие по месту работы (учебы) или судебному приставу-исполнителю: дату, номер исходящего документа, наименование адресата.
3.9. Графа 9 содержит сведения о прекращении исполнения постановления по делу об административном правонарушении: дату, должностное лицо, вынесшее постановление о прекращении исполнения; пункт статьи 31.7 КоАП России, на основании которого прекращено исполнение; документы, подтверждающие наличие оснований для прекращения исполнения.
3.10. Сведения, возникшие в ходе исполнения постановления по делу об административном правонарушении, заносят в соответствующие графы журнала по мере их поступления. Для занесения данных сведений при регистрации постановления по делу необходимо оставлять достаточно свободного места.
4. Оформление, ведение, хранение журнала и хранение постановлений
по делам об административных правонарушениях
4.1. Журнал заводят с начала календарного года. Обложку журнала оформляют по форме, приведенной в приложении 2 к настоящему Положению.
4.2. Журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью администрации муниципального образования (района в г.Саратове).
На последней странице журнала по центру делают заверительную надпись (приложение 3).
4.3. Все записи в журнале делают разборчиво, чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета.
4.4. В журнале не допускают подчистки, исправления и удаления сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркивают одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в той же графе журнала. При этом в графе «Примечание» должностное лицо, ответственное за ведение журнала, делает соответствующую запись с указанием графы и даты исправления и проставляет под ней свою подпись.
4.5. Если для регистрации постановлений по персональным делам одного журнала окажется недостаточно, заводят новый журнал, который является продолжением первого. При этом на обложке журналов проставляют номера томов (том 1, том 2 и т.д.).
По окончании года в журнале делается итоговая запись об общем количестве зарегистрированных постановлений. На лицевую сторону обложки журнала выносят первый и последний порядковые номера постановлений по персональным делам (графа 1).
4.6. Срок хранения журналов – в соответствии с номенклатурой дел администрации муниципального образования.
4.7. Документы, переданные вместе с постановлением по делу об административном правонарушении, а также возникшие в ходе его исполнения, систематизируют и хранят вместе с постановлением по делу об административном правонарушении.
При направлении оригинала постановления по делу об административном правонарушении в службу судебных приставов, в комиссии оставляют копию указанного постановления.
4.8. После полного исполнения, в установленных законом случаях прекращения исполнения, постановления по делу об административном правонарушении, все относящиеся к нему документы систематизируют, нумеруют, описывают и подшивают к постановлению по делу об административном правонарушении, после чего в установленные в муниципальном образовании сроки сдают по описи в архив администрации.
4.9. Журналы являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам без разрешения председателя комиссии, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5. Заключительные положения
Сведения о лице, привлеченном к административной ответственности, содержащиеся в журнале постановлений по делам об административных правонарушениях, должны соответствовать сведениям, содержащимся в журнале учета дел об административных правонарушениях.
Приложение 1
к Положению о порядке учета, регистрации и хранения постановлений по персональным делам
Форма
Журнал регистрации постановлений по персональным делам
| № п/п | Дата вынесения постановления | Наименование правонарушителя | Вид правонарушения (статья КоАП РФ) | вид и размер административного наказания | Дата вступления постановления в законную силу | Сведения о платежных документах | Сведения, подтверждающие направление постановления комиссии на принудительное исполнение | Сведения о прекращении исполнения постановления |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Приложение 2
к Положению о порядке учета,
регистрации и хранения постановлений
по персональным делам
___________________________________________________________
(наименование комиссии)
Журнал регистрации
постановлений по делам об административных правонарушениях
с N ____________ по N ____________
начат «_____» __________ 200_ г.
окончен «_____» __________ 200_ г.
Приложение 3
к Положению о порядке учета,
регистрации и хранения постановлений
по персональным делам
«В настоящем журнале пронумеровано, прошито
и скреплено печатью ________________листов»
________________ ______________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
«___» __________200 _ г.